株式会社一条工務店
浜松本社 人事グループ 主任 白川 文子 様
2017年、新卒入社。住宅営業を経験ののち、2018年8月より人事グループに在籍。以来、新卒採用担当として、採用イベントの運営から選考処理まで広く携わる。近年は、採用計画やイベント企画等管理系の業務も担っている。
（所属・内容は取材当時のものです）
貴社は2010シーズンから採用管理システム『i-web』を導入されています。どのような経緯で導入に至ったのでしょうか。
住宅メーカーとして長い歴史を持つ当社は、事業拡大に伴い新卒採用人数を増やしてきました。当初はExcelで応募者情報や選考の進捗を管理していましたが、2000年代後半に採用人数が数百名規模に増加したことで、従来の管理方法では対応が困難になってきました。そこで採用管理システムの導入を検討し、複数社を比較した結果、機能や操作性を総合的に評価して『i-web』の導入を決めました。
白川様ご自身は『i-web』を操作してどのような印象を抱かれましたか。
機能が非常に豊富で、操作を重ねるうちに「やりたいと思ったことを何でも実現できる」と感じました。実際、「こんなことを実現したい」とヒューマネージ社の担当に相談すると的確なアドバイスをくれます。例えば、以前は面接官からあがってきた面接評価を印刷し、応募者ごとに合否を判断し、さらに手作業で名簿に結果を反映していく……といった作業を行っていました。すべてペーパーレスで管理したい、という要望をヒューマネージ社の担当に相談したところ、当社に最適な使い方や機能を提案していただき、すべて『i-web』上で管理できるようになりました。
『i-web』でペーパーレス化を実現されたのですね。業務効率の面でもメリットを感じていらっしゃいますか?
もちろんです。紙ベースで管理していたときは、面接終了後、私たちが面接結果を受け取るまで、パートスタッフに印刷やスキャンを依頼し、毎回半日がかりでしたが、現在は10分ほどで済むようになりました。また、印刷コストも以前は年間30万円程度かかっていましたが、現在ではほとんどかかりません。業務効率とコストの両面で大きな改善がありました。また、採用部門は浜松の本社が拠点となるため、イベントや面接などで出張することがとても多いです。ですから、いつどこでも『i-web』で管理できるのは非常にありがたいですね。
CMS機能を活用して、採用広報施策にも注力されているとお聞きしています。
数年前にヒューマネージ社の担当からCMS機能の活用を提案いただき、現在はマイページ上に社員座談会や職種別の動画、福利厚生を紹介する動画などをアップしています。操作が非常にシンプルで、WEB制作の経験がない私たちでも簡単に見栄えの良いページやコンテンツを作成できます。応募者からは「コンテンツを見て、一条工務店のフレンドリーな社風が理解できました」といったポジティブな反応をいただいています。今後も採用広報の充実を図っていきたいと考えています。
ほかに活用している機能はありますか？
『i-web』からショートメッセージを配信できるSMS機能を活用しています。当社は新卒採用で年間400名ほどを採用しており、その数倍にあたる応募者が選考に進みます。これまではメールで応募者にアプローチしていましたが、若者のメール離れの影響もあり、メールに対する反応が年々低下していました。そのため、何度メールを送っても反応のない応募者には一人ひとり電話をしていましたが、あまりにも数が多く、とても対応しきれない状況でした。そんな中、携帯電話番号宛にショートメッセージを送る「SMS機能」が『i-web』に新たに搭載されると聞いて、2022シーズンから早速導入しました。
どのような場面でSMS配信機能をご活用していらっしゃいますか。
内定者への提出物のリマインドなどを目的にした活用からスタートし、現在ではイベント予約や提出物期限のご案内にも活用しています。重要なお知らせはメールでお送りしていますが、応募者がメールを見落とさないよう追ってショートメッセージを送ることもよくあります。
実際にSMS配信機能を利用されてみて、応募者の反応は高まりましたか？
就職活動中の応募者の皆さんは数多くの企業からメールを受け取るため、メールをお送りしても埋もれてしまうことも少なくありません。しかし、SMS機能を使ったショートメッセージはプッシュ通知が届くので、多くの学生さんに読んでもらえていると実感しています。例えば、提出物期限のリマインドをメールで案内していてもほとんど反応がなかったのが、SMS機能を使ってショートメッセージを送ると、8割以上の応募者から反応がありました。
SMS配信機能を活用することで、8割以上の方が反応してくださったのですね。応募者とのコミュニケーションにおいても『i-web』を活用いただいていることが伝わってきました。
『i-web』は応募者を管理するだけではなく、コミュニケーションを図るプラットフォームとして「会社と応募者をつなぐ」ために欠かせないシステムです。『i-web』で業務効率化やコスト削減を実現できたことはもちろんですが、「応募者に伝えたい情報をしっかり伝えられる」「接点のための機会損失を防ぐ」という点でも『i-web』は非常に優秀なシステムだと感じています。
『i-web』の幅広い機能をご活用されていますが、ヒューマネージ社からはどのようなサポートがありましたか。
ヒューマネージ社の担当とは、ほぼ毎日やりとりをしています。質問や相談には迅速に回答してくれますし、対応に時間がかかる場合でもその旨を事前に伝えてくれます。新機能の提案も、良い意味でガツガツしておらず、当社の課題を的確に捉えた上で、必要な機能を提案してくれるため、信頼して話をすることができます。先ほどお話した面接評価のペーパーレス化においても、項目の表示に関する細かな要望を即座に確認・対応してくれました。「なくてもよいけれど、あると助かるし、より便利になる」という部分までフォローしてくれるので、本当に助かっています。細やかな対応を常にしていただけるため、「私たちが最も信頼している採用活動のパートナー」と言える存在です。
最後に、『i-web』を活用して実現したい採用施策などありましたら、ぜひお聞かせください。
これまで、ヒューマネージ社の担当と相談しながら多くの機能を導入してきましたが、そんな当社でもまだ活用しきれていない機能があります。特に関心があるのが、『i-web』に蓄積されたデータを分析・可視化できるBI機能です。この機能を活用して応募者の傾向分析を行い、より当社が求める人物像にマッチした方に入社していただけるような採用活動を行っていけたらと願っています。また、長年蓄積してきたデータを活かし、入社後の活躍を視野に入れた分析も行っていきたいと思っています。
