西日本鉄道株式会社
人事部 人事課 市丸 紗帆 様
2020年入社。鉄道事業本部営業部営業課に配属後、電車の旅客誘致のためのイベント企画や乗車券作成等に従事。鉄道事業本部時代にて、採用活動に協力する中で、「学生にとって、人生における大きな選択である就活活動を支援したい」「会社の未来を担う人材の採用に携わり、会社に貢献したい」という思いから、採用業務に強い関心を抱き、2024年より現職。
（所属・内容は取材当時のものです）
貴社では5年前から採用管理システム『i-web』をご利用されています。導入の経緯を教えていただけますか？
当社は、鉄道・バス事業を中心としたモビリティ事業をはじめ、不動産、流通、国際物流など幅広い事業を展開しています。新卒採用では、コーポレート・地域マーケット部門と国際物流部門に分け、それぞれ事務系総合職など募集職種を細分化して採用活動を行っています。一部の職種においては併願が可能で、部門や併願の有無によって選考フローが異なります。
このように当社の選考フローは非常に複雑です。従来の採用管理システムでは管理が困難になったため、新たなシステムへの切り替えを検討することになりました。そして、応募者ごとに選考フローが異なる場合でも、簡単な操作で対応できる点が決め手となり、『i-web』を導入しました。
複雑な選考フローに対応できる採用管理システムを求めて、『i-web』を導入されたのですね。実際に『i-web』を操作して、どのような感想をお持ちですか？
タブ分けで応募者の属性を整理でき、選考フローの分岐がしやすい点を評価しています。募集職種によるタブ分けはもちろん、一次選考、二次選考など、選考クールごとのタブ分けも簡単に行えます。選考が複雑化すると管理も複雑になりがちですが、『i-web』はインデックスやタブの配置が工夫されているので、視覚的にとてもわかりやすいですね。おかげで、迷うことなくスムーズに画面を操作できています。
工数削減や業務効率化などの効果は感じていらっしゃいますか？
以前のシステムは、複雑な選考フローの設定が難しく、応募者ごとに異なる選考フローを設定するのに多くの時間を要していました。『i-web』導入後は、操作がシンプルかつ簡単で、設定に関してもほとんど時間がかかりません。工数削減などの具体的な効果は計測していませんが、大幅な業務効率化を実現できていると思います。また、「ミスが起きにくい」のも、『i-web』の導入により得られた効果だと感じています。視覚的にわかりやすく、簡単な操作で設定がしやすいからこそミスが起きづらいですし、新しく配属された採用メンバーへの引き継ぎも、正確かつ効率よく行うことができます。
2026シーズンは新たに面接支援モデルを導入されたと伺っています。
面接にかかる業務の効率化を目的に、面接支援モデルを導入しました。それまでは、エントリーシートを紙に出力し、面接順に並べ替えたうえで面接官に渡すなど、アナログで対応していました。本選考はこれからですが、面接支援モデル導入によりすべてデジタル化できますし、Zoomのリンクも自動的に発行されるので、面接準備にかかっていた作業を大幅に軽減できると期待しています。
SMS配信機能も新たに導入されたとのこと。導入の経緯について教えていただけますか？
これまでは採用イベントでの集客において、対象者に対してメール連絡をした後に、未エントリー者には電話連絡で個別にアプローチことが度々ありました。そのような状況の中、ヒューマネージ社の担当の方からSMS配信機能のご提案をいただきました。この機能を導入することにより、電話掛けの手間を削減し、メールよりも学生への認知を獲得することができると考え、導入しました。早速、SMS配信機能を使い、イベントのエントリーをしていなかった約200名にショートメッセージを送ったところ、20％近くにあたる約40名がエントリーをしてくれました。
リマインドのメールはこれまでも配信していましたが、効果をあまり感じないことも度々あったので、SMS配信機能の高い効果に驚いています。本選考以降も積極的に活用していきたいと考えています。
ショートメッセージの配信で、応募者の開封率が大幅に向上したのですね。
近年、早期から就職活動を行う学生が増えており、企業を絞り込むのも早い段階で行う傾向があると、ヒューマネージ社の担当の方から聞いています。そのため、学生一人あたりのエントリーシート提出社数は、さほど増えていないとのことです。このような状況を踏まえて考えると、より一層、一度接点があった学生をしっかりとイベント参加に繋げる必要があると考えています。SMS配信機能は、イベントの参加促進において大きな効果を発揮してくれるでしょう。適切なタイミングでSMS配信機能を活用することにより、集客力を高めていけたらと思います。
CMS機能も積極的にご活用されていると聞いています。どのような場面でご活用されていらっしゃいますか。また、実際に操作した所感についてもお聞かせください。
インターンシップの告知や募集要項にて活用をしています。CMS機能はテンプレートや画像が豊富に用意されているので、当社のイメージに合ったテンプレートを選び、告知するイベントにマッチした画像を選択するだけで画面を作ることができ、非常に使いやすいです。Webデザインやサイト制作のスキルがなくても、簡単な操作で画面を制作できますし、追加情報をアップする際もすぐに反映できます。CMS機能は、イベント告知のようにタイムリーな案内が必要なコンテンツと非常に相性が良いですね。
CMS機能でイベント告知画面を制作されているとのことですが、マイページの充実化などは考えていらっしゃいますか？
学生に豊富な情報を届けるためにも、マイページの充実化は不可欠だと思います。現在は、社員紹介や仕事紹介などのコンテンツを掲載しており、今後よりコンテンツを充実させたいと考えています。また、当社は応募者向けのマイページに加えて、内定者向けのマイページも用意しています。内定者向けのマイページでは、より詳しく社員紹介を行っているほか、内定者の自己紹介もアップしています。こちらも充実させることで、入社意欲を高めてもらえたらと願っています。
ヒューマネージ社からは、どのようなサポートを受けていらっしゃいますか？
操作や設定などに関する基本的な疑問に対応していただいているのはもちろん、採用市場の動向に関する情報共有など、頻繁にサポートしてくれます。特に課題に関しては、普段からこちらの話をよく聞き、そこから潜在的な課題を引き出したうえで、最適な提案をしてくれます。おかげで、効率化できる業務を徹底的に効率化し、その分コアな業務に注力できます。
今後、ご活用を考えている機能はありますか？
BI機能を活用して、応募者の動向分析をしたいと思っています。たとえば、学生の属性ごとの行動分析を行い、どの時期に何を告知するのが効果的かの分析を行ったり、本選考にエントリーした学生の行動推移を把握し、次年度以降の採用活動に生かす等、取り組みたいと考えています。学部学科などの属性ごとに動向分析をすることで、より効果的な採用施策につなげていくことができると期待しています。日々、採用活動に追われていると、なかなか新たな機能を導入する余裕がないのですが、だからこそヒューマネージ社の担当の方に相談しながら、最適な機能を検討・導入していきたいですね。
