中外製薬工業株式会社
経営管理部人事G 高専採用担当 清水 智也 様
2023年12月、中途入社。前職は建設業で、約8年間にわたり人事担当を務め、労務管理や給与・賞与計算、人事企画など幅広い実務を経験。人事企画分野でのキャリアをさらに深めるため、中外製薬工業に転職。以来、高専生採用担当として、学生一人ひとりに寄り添う採用活動を実践している。
（所属・内容は取材当時のものです）
まずは、貴社の事業内容や強みについて教えてください。
当社は中外製薬グループの製薬機能を担い、治験薬や医薬品の製造を専門に行っている会社です。中外製薬の強みである「抗体医薬品」を生産する高度な技術とノウハウを有し、宇都宮・浮間・藤枝の3工場を拠点に、世界に向けて多様なモダリティの医薬品を製造しており、中分子医薬品の製薬にも挑んでいます。グループ全体で「高速上市」や「複数同時開発」に取り組んでおり、技術移管の機会も多く、現場で生産技術を磨ける環境が整っています。
貴社は2024年冬シーズンから、高専採用で採用管理システム『i-web』を導入されています。導入の経緯について教えていただけますか。
以前から修士・学士採用で『i-web』を利用していましたが、高専採用は採用人数が少ないこともあり、導入を見送り、Excelで管理していました。しかし、Excelでの管理は工数がかかり、ミスが起きやすい点が課題でした。そこで、省力化や業務効率化のためにも必要だと社内に提案し、『i-web』の導入に至りました。
具体的に、『i-web』のどのような点に魅力を感じて導入されたのですか。
一番大きかったのは、「データをWEB上で一元管理できること」です。Excelで管理していたときは、応募者との接点に関する情報を手入力していたのですが、履歴管理が非常に分かりづらく、記録自体を忘れてしまうこともありました。『i-web』なら、情報をインプットしておけば、一括ダウンロードをするだけで学生との接点や選考のステータスなどすべての情報を把握できます。最新のデータベースが常に『i-web』上に存在しており、ExcelのようにVLOOKUPでシートをつなぐ必要もありません。「新旧の情報管理や入力内容の改変における脆弱性」という課題を感じていたため、『i-web』の導入で解決できるという安心感がありました。
『i-web』の導入により、業務効率化を図ることができましたか。
業務効率化という点では、学生への連絡にかかる工数を大幅に削減できています。Excelで管理していた頃は、メールソフトの宛先に一人ひとりアドレスを入力して送信したり、メッセージの送付先リストやメール内容をその都度作り直したりしていました。現在は『i-web』上で対象者を抽出し、メールテンプレートを利用して一斉配信できるため、煩雑な作業から解放されました。面接フェーズごとにグループ分けができる「グルーピング機能」も便利で、業務効率化に貢献しています。
特に活用している機能についてお聞かせください。
面接支援サービスを導入し、面接管理における業務効率化を図っています。併せて、ヒューマネージ社の「RPO®（採用プロセスアウトソーシング）サービス」も利用しています。
「面接支援サービス」を導入しているとのことですが、具体的にどのような効果を感じていらっしゃいますか。
大幅な業務削減を実現できています。以前はExcelを使って面接官に面接評価を入力してもらっていましたが、その手間がなくなりました。修士・学士採用と同じシステムを使うことでUIが統一され、使い分けがなくなったことによる点も大きなメリットだと感じています。また、『Microsoft Teams』と連携しているため、面接日の設定やTeamsのURL発行もすべて『i-web』上から行うことができます。体感にはなりますが、以前と比べて4割ほど工数が削減できている印象です。
RPO®サービスも併用されているとのことですが、導入の背景を教えてください。
実はRPO®サービスも修士・学士採用ですでに利用していたことから、高専採用での導入に至りました。学生が提出した各種書類を『i-web』上の個人データに紐づけて管理してもらったり、面接日時の調整をしてもらったりと、幅広い業務をアウトソーシングしています。
RPO®サービスを利用することで、どのようなメリットを感じていらっしゃいますか。
採用管理にかかる業務を軽減できたほか、随時、依頼に対応いただける安心感があります。高専採用では夏にインターンシップを実施しているのですが、募集サイトの公開設定やエントリーした学生への選考結果通知、アンケートフォームの作成、学生に送るメッセージ文面案の作成など、幅広く依頼しています。オープン・カンパニーや本選考も同様で、その都度、柔軟に対応いただいています。特にアンケートフォームに関しては素案の作成だけでなく、未提出者を細かくリマインドしていただき、改めて「信頼できるサービス」だと感じました。
ヒューマネージからのサポートについて、どのような印象をお持ちですか。
「こちらがやりたいことを一緒に形にしてくれるパートナー」という印象が強いですね。日々の運用面に関するサポートはもちろん、高専採用の現状や課題感を踏まえたうえで、活用すべき機能を提案してくれるため大変助かっています。シーズンの終わりには、『i-web』上での運用状況や学生の動向を振り返りながら、採用の課題に対して具体的な改善案を提示してもらえる点もありがたく感じています。
煩雑な採用業務に追われていると、採用戦略の立案に十分な時間を割くことができません。RPO®サービスも含め、ヒューマネージ社のサポートがあるおかげで、私たち採用担当は事務業務の負荷が軽減し、最も重視すべき採用戦略に注力できます。その結果として、採用の質を高められるのだと感じています。
今後、『i-web』をどのように活用していきたいとお考えでしょうか。
まず、高専からの学校推薦で応募される場合に必須提出書類となる推薦書を、学校の先生からでも、応募者からでも、『i-web』にアップロードできる仕組みを構築したいと考えています。また、面接支援サービスを活用して、面談・面接前に学生へリマインドメールを送りたいと思っています。「心の通った採用」「互いの顔が見える採用」を目指すうえでも、ただのリマインドではなく、エールを載せて応募者を応援する気持ちを伝えられたら嬉しいですね。エールはともかく、リマインド機能は学生にとってシンプルにありがたいのではないかと思います。
このほか、マイページコンテンツの充実化も図り、継続的に自社の魅力発信を行っていきたいと考えています。高専生は専攻科への進学や大学への編入、就職など、進路の選択肢多岐にわたっています。『i-web』で登録者の動向を分析することで当社に応募してくれた高専生の傾向を捉えたり、「志望企業を判断する基準」を把握したりすることができれば、よりきめ細かなアプローチができるのではないかと期待しています。
